児童発達支援向けシステムの選び方！機能や費用と合わせて解説

児童発達支援の事業所を運営していると、日々の療育記録や国保連への請求、保護者への連絡など、こなすべき事務作業の多さに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。こうした業務を効率化する手段として注目されているのが、専用のシステム（請求ソフト）の導入です。

とはいえ、システムには無料のものから多機能なものまでさまざまな種類があり、「自分の事業所にはどれが合うのか分からない」という声もよく聞きます。この記事では、児童発達支援向けシステムでできることから、機能や費用の比較ポイント、選び方までをわかりやすく解説します。事務負担を減らし、子どもたちへの支援に集中できる環境づくりの参考になれば幸いです。

児童発達支援でシステムを導入してできること

児童発達支援向けのシステムを導入すると、これまで手作業や紙で行っていた業務を大きく効率化できます。具体的にどのようなことが実現できるのか、主に次の4つの観点から見ていきましょう。

• 記録・申し送りを一元化し、情報共有の漏れをなくせる
• 国保連請求・加算計算の手間とミスを削減できる
• 勤怠・シフト・送迎・保護者連絡まで運営業務を集約できる
• 職員の事務負担が減り、療育・支援に時間を回せる

記録・申し送りを一元化し、情報共有の漏れをなくせる

子ども一人ひとりの様子や支援の内容は、毎日の記録として残していく必要があります。紙のノートやバラバラのファイルで管理していると、「あの情報はどこに書いたか」「担当者が休みで状況が分からない」といったことが起こりがちです。

システムを使えば、子どもの基本情報や日々の療育記録、職員間の申し送りを一つの場所にまとめて管理できます。タブレットやスマートフォンから入力できるソフトであれば、子どもの様子を見ながらその場で記録を残すことも可能。事務所のパソコンまで戻って書き写す手間がなくなり、職員同士の情報共有もスムーズになります。記録の抜け漏れが減ることで、支援の質を保ちやすくなる点も大きなメリットです。

国保連請求・加算計算の手間とミスを削減できる

児童発達支援の運営に欠かせないのが、国保連（国民健康保険団体連合会）への請求業務です。国保連とは、事業所が受け取る給付費の審査や支払いを取りまとめている公的な団体のこと。事業所はここへ毎月、利用実績にもとづいた請求データを送る必要があります。

この請求金額の計算は、加算（一定の条件を満たすと報酬に上乗せされる仕組み）の種類が多く、手作業では間違いが起こりやすい作業です。システムを導入すると、入力した利用実績から請求金額が自動で計算され、国保連へ送るデータも作成できます。複雑な加算の計算をソフトが処理してくれるため、計算ミスや請求漏れのリスクを減らせるのが利点。請求業務にかかっていた時間を、ぐっと短縮できます。

勤怠・シフト・送迎・保護者連絡まで運営業務を集約できる

システムの中には、請求や記録だけでなく、事業所の運営に関わるさまざまな業務をまとめてカバーできるものもあります。たとえば、職員の出退勤を管理する勤怠機能やシフトの作成、子どもの送り迎えを管理する送迎機能、そして保護者との連絡帳機能など、多彩なサービスがそろっています。

これらをバラバラのツールで運用すると、操作を覚える手間や費用がそれぞれにかかってしまうもの。一つのシステムに集約できれば、データの連携もスムーズで、管理する側の負担も軽くなります。特に保護者との連絡帳機能は、認識のすれ違いから生まれる苦情やトラブルを未然に防ぐうえでも役立ちます。

職員の事務負担が減り、療育・支援に時間を回せる

ここまで紹介してきた効率化は、最終的に職員の事務負担を軽くすることにつながります。記録や請求、保護者対応に追われていると、本来もっとも大切にしたい子どもへの支援に割ける時間が、どうしても少なくなってしまうものです。

システムによって事務作業の時間を減らせれば、その分を療育や子どもと向き合う時間に回せます。2024年度の報酬改定でも療育の質の向上が求められており、業務効率化によって生み出した時間を支援の充実にあてることは、これからの事業所運営においてますます重要になっていくでしょう。職員が余裕を持って働ける環境は、離職を防ぐことにもつながります。

児童発達支援向けシステムの主な機能

児童発達支援向けのシステムには、請求業務を支える機能から、日々の療育や運営をサポートする機能まで、幅広い機能が備わっています。ソフトによって対応している範囲は異なりますが、代表的なものは次のとおりです。

• 支援記録
• 個別支援計画の作成支援
• 国保連請求
• 利用者情報管理
• 申し送り・情報共有
• 勤怠・シフト管理
• 送迎管理
• 保護者連絡
• 帳票・書類作成
• スマホ・タブレット対応

それぞれの機能で何ができるのかを、表にまとめました。

機能	何ができるか
支援記録	日々の支援内容・子どもの様子を記録し、職員間で共有・蓄積
個別支援計画の作成支援	計画書の作成・管理、記録の蓄積を活かした発達状況の可視化
国保連請求	記録から請求データへ自動連携、加算計算・伝送（電子請求）に対応
利用者情報管理	児童の基本情報・受給者証・契約情報を一元管理
申し送り・情報共有	チャット等で確実に伝達し、伝達漏れや「読まれないノート」を防止
勤怠・シフト管理	職員の勤怠・シフトを管理
送迎管理	送迎ルート・名簿を管理
保護者連絡	連絡帳・お知らせ配信・欠席連絡をデジタル化
帳票・書類作成	監査対応などの書類を出力
スマホ・タブレット対応	現場でその場で入力できる

ここで押さえておきたいのは、これらの機能がそれぞれ独立しているのではなく、互いにつながっている点です。たとえば、現場で入力した支援記録がそのまま国保連への請求データに連携されれば、同じ情報を二度入力する手間がなくなります。受給者証（子どもがサービスを利用するために必要な証明書）の情報を一元管理しておけば、契約内容の確認や更新時期の管理もしやすくなるでしょう。

すべての機能が必要かどうかは、事業所の規模や運営方針によって変わります。次の章では、こうした機能や費用をどのような観点で比べていけばよいのかを解説していきます。

失敗しない児童発達支援向けシステムの選び方

システムは一度導入すると、日々の業務に深く関わってくるもの。「思っていた機能がなかった」「現場で使いこなせなかった」といった失敗を避けるためにも、選ぶ段階でいくつかのポイントを確認しておくことが大切です。ここでは、チェックしておきたい5つの観点を紹介します。

• 児発業務（記録・個別支援計画・国保連請求）に対応しているか
• ITが苦手な職員でも使える操作性か
• 料金体系が自施設の規模に合っているか
• サポート体制が充実しているか
• セキュリティ・法令対応がされているか

児発業務（記録・個別支援計画・国保連請求）に対応しているか

まず確認したいのが、自分の事業所で必要な業務にきちんと対応しているかどうかです。児童発達支援では、日々の支援記録、個別支援計画の作成、そして国保連への請求という3つが業務の柱になります。

請求機能だけのソフトを選んでしまうと、記録や計画書の作成は別のツールで行うことになり、結局2つのシステムを使い分ける手間が生まれてしまいます。逆に、自分たちには不要な機能ばかりが充実した高価なソフトを選んでも、費用が無駄になりかねません。導入前に「どの業務を効率化したいのか」を職員間で整理し、必要な機能を満たしているかを見極めましょう。

ITが苦手な職員でも使える操作性か

どれだけ多機能なシステムでも、現場の職員が使いこなせなければ意味がありません。特に「パソコンでは操作できても、タブレットでは入力しづらい」というすれ違いは起こりがちです。せっかく導入したのに、結局事務所のパソコンで打ち直す作業が発生してしまっては本末転倒でしょう。

こうしたミスマッチを防ぐには、実際に使ってみるのが一番です。多くのソフトには無料体験やデモンストレーション（実際の画面を使ったお試し体験）が用意されています。ふだん現場で記録を担当する職員と一緒に試し、入力のしやすさや作業量を確かめてから決めると安心です。

料金体系が自施設の規模に合っているか

料金は、月々支払う月額費用だけで判断しないことがポイントです。導入時にかかる初期費用や、機能を追加するときのオプション料金が別途必要になる場合もあります。必要な費用をすべて洗い出し、年間でいくらかかるのかを総額で比べましょう。

また、契約形態にも注意が必要です。リース契約（一定期間の利用を前提とした契約）の場合、5年などの縛りがあり、途中で解約すると違約金が発生することもあります。
事業所の規模や今後の方針を踏まえ、無理のない料金体系のソフトを選ぶことが、長く使い続けるコツです。

サポート体制が充実しているか

システムを使い始めると、操作に迷ったり、思わぬトラブルが起きたりすることは少なくありません。そんなときに頼れるサポート体制が整っているかどうかは、安心して使えるかを大きく左右します。

確認したいのは、電話やメールでの問い合わせ対応はもちろん、受付の曜日や時間帯です。特に請求業務が集中する時期は問い合わせが混み合いやすいため、土日や夜間にも対応してくれるソフトだと心強いでしょう。他社のソフトから乗り換える場合は、これまで使っていたデータの移行を手伝ってくれるかどうかも、スムーズな切り替えのために重要なポイントになります。

セキュリティ・法令対応がされているか

児童発達支援のシステムでは、子どもや保護者の個人情報という、特に大切なデータを扱います。情報が外部に漏れたり、トラブルで失われたりしないよう、しっかりとした安全対策がされているかを確認しましょう。インターネット上でデータを管理するクラウド型のソフトであれば、地震や停電、パソコンの故障といった事態が起きても、大切なデータが守られやすいという利点があります。

あわせて見ておきたいのが、法改正への対応です。障害福祉サービスの報酬は数年ごとに改定があり、そのたびに加算の内容や請求のルールが変わります。こうした改定に自動かつ無料で対応してくれるソフトなら、その都度の設定変更に追われることなく、常に最新のルールに沿った請求を続けられます。

児童発達支援向けシステムを選ぶときの落とし穴

選び方のポイントを押さえていても、いざ導入してみると「思っていたのと違った」と感じてしまうケースがあります。ここでは、多くの事業所が陥りやすい3つの落とし穴を紹介します。あらかじめ知っておくことで、こうした失敗を避けやすくなるでしょう。

• 多機能なシステムを選んで使いこなせない
• 施設形態（児発単独／放デイ兼業）に合っていない
• 任せたい業務範囲とシステムの範囲が合っていない

多機能なシステムを選んで使いこなせない

「機能が多ければ多いほど良い」と考えて、たくさんの機能がそろったシステムを選んでしまうのは、よくある落とし穴です。確かに多機能なソフトは魅力的に見えますが、実際に現場で使う機能はその一部にとどまることも珍しくありません。

機能が多いほど操作も複雑になりがちで、職員が覚えきれずに一部の機能しか使われない、ということも起こります。また、使わない機能の分まで費用を払い続けることにもなりかねません。大切なのは機能の多さではなく、自分の事業所が本当に必要とする業務にしっかり対応しているかどうか。身の丈に合ったシステムを選ぶことが、結果的に使いこなせる近道になります。

施設形態（児発単独／放デイ兼業）に合っていない

事業所の形態に合っていないシステムを選んでしまうのも、見落としがちなポイントです。児童発達支援だけを運営している事業所と、放課後等デイサービスを兼ねている事業所とでは、必要な機能や請求の仕方が変わってきます。

たとえば、複数のサービスを運営している場合、それぞれの単位（事業所の運営区分）に対応したソフトでないと、請求業務がかえって煩雑になってしまうこともあります。さらに、保育所等訪問支援といった他のサービスにも広げる予定があるなら、そうした請求に対応しているかも確認しておきたいところ。今後の事業展開も見据えて、自分の施設形態に合ったソフトを選びましょう。

任せたい業務範囲とシステムの範囲が合っていない

システムに任せたい業務の範囲と、そのソフトが実際にカバーできる範囲がずれていると、導入後に困ることになります。「国保連への請求まで自動でやってくれると思っていたのに、データの作成までしか対応していなかった」といったすれ違いは起こりがちです。

逆に、請求まで一気に行えるソフトを選んだものの、現場では記録機能しか使わなかった、というケースもあります。こうしたミスマッチを防ぐには、導入前に「どこからどこまでをシステムに任せたいのか」を明確にしておくことが欠かせません。記録だけを効率化したいのか、請求や保護者連絡まで含めて一元化したいのか。任せたい範囲をはっきりさせたうえで、それに合うソフトを選ぶことが失敗を防ぐカギになります。

児童発達支援向けシステムの費用相場と料金体系

システムを検討するうえで、やはり気になるのが費用です。ソフトによって料金には幅があり、料金の仕組みもいくつかのパターンに分かれています。ここでは、おおよその費用相場と、代表的な料金体系を整理して解説します。

費用相場は「初期費用0円〜・月額1.5万〜3.5万円程度」が目安

結論からお伝えすると、児童発達支援・放課後等デイサービス向けのシステムは、初期費用が0円のサービスが多く見られます。月額費用については、1施設あたりおおよそ1.5万円から3.5万円程度が一つの目安です。

ただし、これはあくまで目安の金額。請求機能に特化したシンプルなソフトであれば月額1万円ほどで使えるものもあれば、運営業務まで幅広くカバーする多機能なソフトでは、さらに高くなることもあります。
先ほど触れたように、月額だけでなく初期費用やオプション料金も含めた総額で、自分の事業所の予算に収まるかを見極めることが大切です。

料金体系は主に3パターン

料金の仕組みは、大きく次の3つのパターンに分けられます。それぞれに特徴があるため、自分の事業所の運営スタイルに合うものを見極めましょう。

1つ目は、施設単位の月額定額型です。施設ごとに料金が固定されており、毎月決まった金額を支払う仕組み。クラウド型のソフトの中には、使うパソコンの台数や利用者の人数が増えても料金が変わらないものもあります。費用の見通しを立てやすいため、小規模な事業所に向いた料金体系といえるでしょう。

2つ目は、施設数に応じた加算型です。1施設目の基本料金に加えて、2施設目以降は追加料金がかかる仕組みで、複数の事業所を運営する場合に料金が変動します。これから施設を増やしていく予定があるなら、施設が増えたときに費用がどう変わるのかを、あらかじめ確認しておくと安心です。

3つ目は、リース契約型です。こちらは5年などの契約期間の縛りがあるのが特徴。期間の途中で解約すると違約金が発生する場合があるため、注意が必要です。よほど使い続けたいと決まっているソフトでない限りは、契約の縛りが少ない月額制のソフトを選んだほうが、柔軟に対応しやすいでしょう。

児童発達支援向けシステム3選

ここからは、児童発達支援の現場で広く使われているシステムを3つ紹介します。それぞれ強みや特徴が異なるため、自分の事業所が重視したいポイントと照らし合わせながら見ていきましょう。

HUG（ハグ）

HUG（ハグ）は、株式会社ネットアーツが提供する児童発達支援・放課後等デイサービス向けの施設運営システムです。実際に放課後等デイサービスを運営する会社が開発したソフトで、現場の実情を踏まえた使いやすさが特徴。療育の支援に特化している点を強みに掲げています。

機能面では、国保連への請求はもちろん、個別支援計画の作成、送迎表、保護者向けの連絡帳、加算・減算のチェックまで幅広くカバーしています。特に、子ども一人ひとりの発達状況を一目で確認できる児童成長管理の機能が充実しており、日々の記録を療育に活かしやすいのが魅力です。
料金は初期導入費用が無料で、月額33,000円（税別）から。施設を追加する場合は1施設につき月額11,000円が加算される仕組みになっています。

カイポケ

カイポケは、株式会社エス・エム・エスが提供するクラウド型のシステムです。利用児童の情報管理から日々の記録作成、国保連請求、利用者負担額の請求までを一つの流れで行えるソフトで、全国3,100以上の事業所に導入されています。

最大の特徴は、請求や記録だけにとどまらない幅広いサポート機能です。保護者への請求に使える口座振替、職員の採用支援、事業所の開業支援、さらには送迎用の車のリースまで、運営に関わるさまざまなサービスがそろっています。
事務作業だけでなく、経営全体を支えてもらいたい事業所に向いているといえるでしょう。導入前から専任の担当者が電話でサポートしてくれる体制も整っており、初めての請求でも安心して進められます。

コノベル

コノベルは、VISH株式会社が提供する児童発達支援・放課後等デイサービス向けのクラウドサービスです。保護者との連絡と現場の業務効率化を支援する点に重きを置いており、キッズデザインアワード2024を受賞しているのも特徴のひとつ。

大きな魅力は、料金プランの手軽さです。「スマイルプラン」という無料で使えるプランがあり、保護者へのお知らせ配信や欠席連絡、アンケート配信といった機能を、期間の縛りなく無料で利用できます。すべての機能を使いたい場合も、有料の「コノベリストプラン」が月額10,000円（税抜）と手頃です。
連絡帳機能や実績記録票、個別支援計画書の作成に加え、近ごろは日々の記録から自動で日報を作るAI機能も加わりました。まずは費用をかけずに試してみたい事業所におすすめです。

導入を成功させるならまずは無料トライアルからがおすすめ

ここまで選び方や費用、代表的なシステムを紹介してきましたが、最後にお伝えしたいのは「いきなり契約せず、まずは試してみる」ことの大切さです。

システムの本当の使い勝手は、資料を読んだだけではなかなか分かりません。「パソコンの画面では分かりやすかったのに、現場のタブレットでは入力しづらかった」「思っていた機能と違った」といったすれ違いは、実際に触れてみて初めて気づくことがほとんどです。多くのソフトには、無料体験やデモンストレーション、あるいは期間の縛りなく使える無料プランが用意されています。こうした仕組みを活用しない手はありません。

試すときのポイントは、ふだん記録や請求を担当する職員と一緒に操作してみることです。実際に現場で使う人が触れることで、入力のしやすさや作業にかかる時間、覚えやすさといった、運用の実感がつかめます。経営者や管理者だけで判断してしまうと、導入後に「現場で使われない」という事態を招きかねません。

無料トライアルを通じて、自分の事業所の業務の流れにそのシステムが合うかどうかをじっくり確かめてから、本格的な導入を決めましょう。複数のソフトを比べてみれば、それぞれの違いも見えてきます。

請求や記録といった事務作業は、事業運営に欠かせないものであると同時に、できるだけ効率化したい部分でもあります。自分の事業所の規模や職員のスキルに合ったシステムを選び、生み出した時間を子どもたちへの支援にあてる。その第一歩として、まずは気になるシステムの無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。この記事が、ぴったりのシステム選びの助けになれば幸いです。